Projekt

ROZPORZĄDZENIE

MINISTRA SPRAWIEDLIWOŚCI

z dnia …………………….

w sprawie terminów przechowywania dokumentów notarialnych w archiwum
dokumentacji notarialnej, trybu przekazywania tych dokumentów do archiwum dokumentacji notarialnej i archiwum państwowego oraz warunków i trybu niszczenia tych
dokumentów.

Rozdział 1

Przepisy ogólne

§ 1. Rozporządzenie określa, terminy przechowywania przez notariuszy w archiwum dokumentacji notarialnej, obejmującej dokumenty dokonanych czynności notarialnych, repertoria
i inne księgi notarialne, tryb przekazywania tych dokumentów do archiwum dokumentacji
notarialnej oraz do archiwum państwowego, a także warunki i tryb ich niszczenia, po upływie okresu przechowywania.

§ 2. Akta i księgi notarialne, zwane dalej „dokumentami", dzieli się na dokumenty stanowiące materiały archiwalne zaliczane do kategorii A i dokumenty nie stanowiące takich materiałów, zaliczane do kategorii B.

§ 3. Dokumenty kategorii A i kategorii B po upływie okresu przechowywania u notariusza przekazuje on do archiwum dokumentacji notarialnej prowadzonej przy właściwej izbie
notarialnej.

§ 4. Dokumenty kategorii A po upływie okresu przechowywania w archiwum dokumentacji notarialnej prowadzonej przy właściwej izbie notarialnej, przekazuje się do właściwego
archiwum państwowego.

§ 5. Dokumenty kategorii B po upływie okresu przechowywania w archiwum dokumentacji notarialnej prowadzonej przy właściwej izbie notarialnej podlegają zniszczeniu.

Rozdział 2

Okresy przechowywania akt i ksiąg notarialnych, dokumentujących dokonanie czynności notarialnych.

§ 6. 1. Do kategorii A zalicza się następujące dokumenty:

       1)  oryginały aktów i protokołów notarialnych,

       2)  odpisy dokonanych protestów,

     3) księgi notarialne:

a)      repertorium A,

b)      repertorium P,

c)      księga depozytowa,

2. Dokumenty nie wymienione w ust. 1, a w szczególności:

1)      dzienniki przesłanych dokumentów,

2)      dzienniki korespondencji,

3)      skorowidze alfabetyczno-numerowe

- zalicza się do kategorii B.

§ 7. 1. Ustala się następujące okresy przechowywania akt i ksiąg notarialnych, dokumentujących dokonanie czynności notarialnych w archiwum dokumentacji notarialnej prowadzonej przy właściwej izbie notarialnej:

  1)  20 lat -  dokumenty wymienione w § 6 ust. 1,

  2)  10 lat -  dokumenty wymienione w § 6 ust. 2,

Rozdział 3

Warunki i tryb przechowywania w archiwum dokumentacji notarialnej, niszczenia oraz przekazywania archiwom państwowym akt i ksiąg notarialnych, dokumentujących dokonanie czynności notarialnych

§ 8. 1. Dokumenty obejmujące dokonanie czynności notarialnych przechowuje u siebie notariusz przez okres wymieniony w ustawie, stosując właściwe zabezpieczenia przed dostępem osób postronnych, a także spełniając wymogi bezpieczeństwa przed utratą i zniszczeniem.

2. Nie później niż po upływie każdego roku kalendarzowego oryginały aktów i protokołów będą oprawiane w porządku chronologicznym w jeden lub kilka zeszytów, przy czym zeszyty
te będą ponumerowane.

3. Odpisy protestów będą przechowywane w porządku chronologicznym w oddzielnych zeszytach.

§ 9. 1. Okresy przechowywania dokumentów u notariusza liczy się od początku roku kalendarzowego następującego po roku, w którym sporządzono czynność notarialną.

2.  Okres przechowywania u notariusza tomów: repertorium A, repetytorium P oraz ksiąg depozytowych liczy się od początku roku kalendarzowego następującego po roku, w którym zakończono dany tom.

§ 10. 1. Przekazanie dokumentów do archiwum dokumentacji notarialnej prowadzonej przy właściwej izbie notarialnej następuje na podstawie protokołu, podpisanego z jednej strony przez notariusza lub likwidatora, będącego notariuszem, a z drugiej przez kierownika archiwum dokumentacji notarialnej.

2. Dokumenty obejmujące dokonanie czynności notarialnych przechowuje archiwum dokumentacji notarialnej przez okresy wymienione w rozporządzeniu, stosując właściwe zabezpieczenia przed dostępem osób postronnych, a także spełniając wymogi bezpieczeństwa przed utratą i zniszczeniem.

§ 11. 1 Przed przekazaniem dokumentów do zniszczenia prezes właściwej rady izby notarialnej powołuje komisję w celu przeprowadzenia czynności związanych z brakowaniem dokumentów. Komisji tej przewodniczy notariusz.

2. Komisja może w uzasadnionych wypadkach dokonać zmiany kwalifikacji dokumentów kategorii B na kategorię A lub przedłużyć ustalony pierwotnie czas przechowywania dokumentów kategorii B. Komisja nie może natomiast dokonać zmiany kwalifikacji akt zaliczonych do kategorii A.

3. Z przeprowadzonych prac komisja sporządza protokół i przedstawia prezesowi właściwej rady izby notarialnej do zatwierdzenia.

4. Protokół, o którym mowa w ust. 4, zalicza się do kategorii A.

§ 12. 1. Przekazanie dokumentów do zniszczenia następuje po uzyskaniu zgody dyrektora właściwego archiwum państwowego.

2. Sądy rejonowe, w których znajdują się archiwa ksiąg wieczystych, nie mogą samodzielnie przekazać przechowywanych dokumentów (akt i ksiąg notarialnych) do zniszczenia.

Rozdział 4

Przepisy przejściowe i końcowe

§ 13. Do dokumentów przekazanych przez notariuszy do archiwów ksiąg wieczystych sądów rejonowych, do czasu ich przekazania do właściwego archiwum dokumentacji notarialnej lub właściwego archiwum państwowego, stosuje się odpowiednio przepisy o archiwizacji akt spraw sądowych.

§ 14. Akta i księgi notarialne wymienione w § 6 ust. 1 i 2, które notariusz nie przekazał
do archiwum ksiąg wieczystych sądu rejonowego właściwego ze względu na siedzibę kancelarii, przechowuje on u siebie przez okres wskazany w art. 90 § 3 ustawy, zgodnie z przepisami niniejszego rozporządzenia.

§ 15. Rozporządzenie wchodzi po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.